Переезд офиса: как взять комфорт с собой?

Пожалуй, не найдется такой компании, которой хотя бы раз не пришлось столкнуться с переездом своего офиса.

Запланированное бедствие

По статистике, более 90% отечественных коммерческих фирм вынуждены арендовать офисные площади. Причем, в среднем, договоры аренды заключаются на 1–3 года (для офиса класса А средняя продолжительность аренды составляет 3–5 лет). То есть чем меньше компания, чем дешевле и меньше арендуемые помещения, тем чаще ей приходится переезжать. Расширение бизнеса, желание сменить район на более престижный и иные факторы заставляют руководителя фирмы отказаться от уже привычного окружения и начать присматривать новое помещение.

Закономерные следствия переезда, который народный фольклор метко сравнивает с пожаром, — нарушение рабочих процессов и достаточно весомые финансовые потери. Так что необходимость в частой смене офиса (а, как мы уже отметили, небольшие компании подвергаются этому бедствию не реже, чем раз в год) может сильно тормозить развитие бизнеса.

Так как же минимизировать негативные последствия переездов и как можно быстрее восстановить привычный рабочий ритм на новом месте?

Рука профессионала

Упаковка, погрузка, разгрузка и распаковка мебели и оргтехники, ее подключение и установка – это далеко не полный перечень того, что включает в себя офисный переезд. Конечно, из соображений экономии можно обратиться к обычной бригаде грузчиков или даже наиболее физически крепким сотрудникам. Но тогда переезд, скорее всего, превратится в стихийное бедствие и, минимум, на несколько дней парализует работу. Так что рациональнее обратиться к компаниям, профессионально занимающимся перевозками – они называются «мувинговыми» (от английского move – двигать, перевозить).

Специалисты мувинговых компаний не только погрузят и перевезут офисное имущество в специально приспособленном транспорте, но и быстро подключат оборудование на новом месте. Что особенно важно, мувинговая компания несет перед клиентом ответственность в случае утери или порчи перевозимого имущества. Кроме того, будет составлен план переезда, позволяющий осуществить работы с учетом рабочего графика клиента.

На сегодняшний день большинство авторитетных мувинговых компаний в России – это представительства зарубежных сетей (Allied Pickfords, Crown Relocations, AGS). Из наиболее известных российских компаний можно отметить «Деликатный переезд», «Курье.Ру», «Русский экипаж».

Мобильные преимущества

К тому моменту, когда возникает необходимость в переезде, в благоустройство офиса уже вложены немалые силы и средства. Перевозка офисной мебели, оргтехники, документации – все это можно доверить мувинговым компаниям. Но сейчас важную и неотъемлемую часть офисного интерьера составляют системы офисных перегородок. С их помощью конфигурируются зоны различного назначения, организуются рабочие места сотрудников и отделяются кабинеты. Как же быть с ними?

Как считают специалисты компании «Астарта престиж», эксперта в области разработки и внедрения технологий по обустройству офисов, переезд пройдет гораздо безболезненней, если для зонирования офисного пространства использовались системы мобильных перегородок. Они создаются на базе легких каркасов из алюминиевых профилей и панелей из различных отделочных материалов с остеклением и могут достигать высоты 2,1 м.

Главным преимуществом мобильных систем является то, что, подобно мебели, они легко передвигаются, разбираются и собираются в другой конфигурации. Они позволяют быстро восстановить привычную обстановку при переезде на новое место (или же перепланировать помещение своими силами в случае каких-либо реорганизаций). Этот тип перегородок не нуждается в креплении к полу и потолку — каждый блок имеет регулируемые опоры для компенсации возможных неровностей пола. Впрочем, всегда есть возможность крепления вертикальных стоек мобильной перегородки к стене или к стационарным каркасным системам. Таким образом увеличивается жесткость конструкции, правда, за счет некоторого снижения мобильности.

Как отмечает Наталья Семенова, ведущий менеджер компании «Астарта престиж», важной особенностью мобильных перегородок является то, что на их основе могут монтироваться рабочие места со всей необходимой мебелью.

Столешницы и навесные полки крепятся на каркасе, тут же проводятся коммуникации и подключается необходимое оборудование. При необходимости блоки, образованные мобильными перегородками, даже могут снабжаться распашными или раздвижными дверями.

Также в мобильных системах есть возможность скрытой укладки проводов, которых в современном офисе немало, – это и электропроводка, телефонные линии и кабели компьютерных сетей. Кабель-канал с легко отщелкивающейся крышкой, проложенный в каркасе конструкции, обеспечивает легкий доступ к внутренним коммуникациям, что способствует максимально быстрому монтажу оборудования на новом рабочем месте.

Гибкость и жесткость

Мобильные перегородки хоть и являются оптимальным решением для компаний, вынужденных часто переезжать, но все же накладывают ряд ограничений. Полной приватности и звукоизоляции, столь необходимых в современном офисе, с ними достичь проблематично. Для создания функциональных и эстетичных деловых интерьеров предназначаются стационарные каркасные или цельностеклянные перегородки с жестким креплением к полу и потолку. С их помощью можно в сравнительно небольшом объеме разместить блоки для общения с клиентами, проведения совещаний и семинаров, и рядом – изолированные кабинеты для работы, требующей тишины и сосредоточенности. Распашные или раздвижные двери, часто используемые со стационарными системами, сохраняют приватность, в то же время позволяя наиболее рационально использовать пространство. Наконец, посетителям и партнерам в таком офисе не будет казаться, что компания «сидит на чемоданах».

Но даже такие, на первый взгляд совершенно не мобильные решения, не являются препятствием к переезду, и нет необходимости оставлять их арендодателю.

Прежде всего, стоит отметить, что любые стационарные перегородки можно демонтировать, и это лучше поручить профессионалам.

Специализированные компании, работающие на отечественном рынке обустройства офисов, часто включают в договор с заказчиками пункт о возможности демонтажа и перевозки системы перегородок на новое место.

Последовательность действий при демонтаже стационарных каркасных перегородок можно представить как видеозапись сборки, проигрываемую наоборот. Вначале с профилей снимаются декоративные планки (нащельники), вынимается остекление или непрозрачные панели. Затем разбирается каркас конструкции, и все материалы, после специальной маркировки, упаковываются для перевозки.

Конечно, чтобы восстановить конструкцию в новом офисе, потребуется новый проект в соответствии с особенностями помещения. Но все же при сборке системы перегородок в новом офисе максимально эффективно используются те материалы, которые остались от прежней конструкции (в среднем, до 80%).

Довольно распространен случай, когда в новом помещении нужно произвести быструю перепланировку. То есть изменить конфигурацию уже существующих перегородок и дополнить системой, привезенной из старого офиса.

Как поясняет Игорь Кондратьев, заместитель директора компании «Астарта престиж», выполнение первой задачи возможно лишь при одном условии — если задуманная переконфигурация системы, установленной другим производителем, сопровождается уменьшением ее площади. Ведь неизбежно возникает проблема с нехваткой компонентов, адекватную замену которым подобрать сложно.

Вторая часть задачи — стыковка существующих перегородок с привезенными, — представляется вполне тривиальной. В конструкциях каркасных перегородок практически всегда предусматривается возможность крепления вертикальных стоек не только к стенам, но и к вертикальным стойкам других систем. Единственное, что может отпугнуть от такого «гибридного» офиса, это стилистический и цветовой диссонанс в отделке старой и новой системы (точнее, панелей или декоративных накладок). Впрочем, при желании, и эти сложности преодолимы.

Еще никогда мир не менялся так быстро, как в наше время. И мобильность – это, пожалуй, одна из основных характеристик современного бизнеса. Благодаря современным услугам и технологиям появилась возможность взглянуть на переезд не как на специально организованный хаос, а как на ещё одно проявление мобильности. А умение быть мобильным, в свою очередь, — это такая же неотъемлемая черта современного бизнесмена, как предприимчивость, энергичность и новаторство.